Close

Een lesje leren over lessons-learned?

(door Luc Moens)

Hoeveel lessons learned bijdragen heb jij geleverd in je carrière? En hoe vaak ben jij geconfronteerd geworden bij de start van een project met de lessons learned van jezelf of een collega projectmedewerker van projecten uit het verleden?

Waarschijnlijk zal jij ook op de eerste vraag ‘aanzienlijk’ of ‘veel’ antwoorden en op de tweede vraag ‘nooit’ of ‘zelden’.

Veel organisaties in Nederland en België hebben een standaard projectmanagement methodiek in gebruik. In iedere projectmanagement methodiek zit wel een soort afsluitfase (closure phase) waarin alle activiteiten worden uitgevoerd om het project te beëindigen. Een project wordt beëindigd omdat alle activiteiten uitgevoerd zijn en/of het eindresultaat behaald is. Maar het kan ook het plotseling beëindigen van een project zijn omdat de business case tussentijds gewoon niet meer positief blijkt te zijn. In beide gevallen is het belangrijk volgens de methodiek om een lessons learned activiteit in de afsluitfase uit te voeren. In het Nederlands noemen wij dit eigenlijk gewoon een geleerde les.

Maar is dat wel zo zinvol? Bij Mojeo heb ik een aantal lesjes geleerd van de lessons learned:

1. Veel methodieken gaan aan het feit voorbij dat het leren uit een project een continuous improvement activiteit moet zijn. Het noteren van geleerde lessen doe je namelijk tijdens het project en niet alleen in de afsluitfase. Wie herinnert zich na een project van 12 maanden nog nauwkeurig welke problemen hij/zij in het project is tegen gekomen en welke geweldige voorstellen er in zijn/haar hoofd opdoken om die problemen volgende keer te vermijden.

Het is dus goed om een logboek aan te leggen en iedere week je geleerde lessen bij te werken.

2. Veel organisaties passen netjes een projectmanagement methodiek toe en leggen aan het einde van het project de geleerde lessen vast. Vaak is dit een snelle sessie waarin projectmedewerkers samen terugkijken. Dit mag niet te lang duren immers het resultaat is al gehaald of sterker nog de stekker is er al uitgetrokken en er is al resultaatloos te veel tijd en geld verloren. Vaak is dit zelfs nog niet eens een integrale sessie, maar worden de geleerde lessen plichtmatig schriftelijk geïnventariseerd en worden ze opgenomen in een logboek.

Het is verstandig om juist uitvoerig stil te staan bij de geleerde lessen. Als je het logboek door iedereen laat bijwerken op een wekelijkse basis verdeel je de tijd die je aan eraan besteedt over het project en is de kans groter dat je er tijdens het project nog baat bij hebt.

3. De geleerde lessen staan in de praktijk heel mooi puntsgewijs opgenomen in een document (vaak heeft de methodiek hier een eenvoudig template voor) en prachtig gedocumenteerd met verbetervoorstellen. Dit document wordt vervolgens ergens in een folder opgeslagen waar verder niemand naar kijkt. Geleerde lessen worden zelfs niet meer bekeken bij de start van een nieuw project, waardoor de verbetervoorstellen in het nieuwe project ook niet worden ingepland en de kans dat de problemen zich nog een keer voordoen bijna net zo groot is.

Sla de geleerde lessen inclusief verbetervoorstellen op in een centrale opslagplaats die heel gemakkelijk voor iedereen toegankelijk is, dit is cruciaal voor het continu verbeteringsproces. Label ze met een categorie, zodat het zoeken vergemakkelijkt wordt. Neem in ieder project een activiteit op die geleerde lessen van soortgelijke projecten opzoekt en zorg dat die aan het begin van het project (en als het kan ook tijdens het project) bekeken worden.

4. Veel mensen denken bij het opstellen van geleerde lessen aan het opsommen van problemen die tijdens het project zijn opgedoken. Hiervoor worden dan oplossingen bedacht zodat de kans op optreden in de toekomst verkleind wordt.

Vanuit Mojeo probeer ik juist altijd aandacht te vestigen op de successen die gehaald zijn. Wat zijn nou juist de onderscheidende zaken waardoor projectresultaten succesvol waren en wat kunnen we doen om die successen volgende keer weer te behalen? Ik doe dit niet alleen omdat ik vind dat de successen belangrijker zijn dan de mislukkingen, maar ook omdat het gewoon veel meer voldoening geeft je successen te borgen dan je problemen te voorkomen.

In de meeste organisaties worden veel projecten gelijktijdig uitgevoerd en kan het verzamelen van geleerde lessen opgenomen worden in een projectmanagement office (PMO). De gespecialiseerde medewerkers zorgen voor een regelmatige en correcte verzameling gedurende het project, het beschikbaar stellen (eventueel geprioriteerd) aan de gehele organisatie en de distributie van de relevante geleerde lessen aan startende projecten. Hiermee voorkom je dat je het leren uit project afhankelijk wordt van de verschillende projectmanagers.

Gegarandeerd dat je met de PMO-implementatie van Mojeo je eigen geleerde lessen vaker gaat tegen komen en jouw organisatie een krachtig lerend vermogen zal ontwikkelen.